Djibouti accueille un portefeuille de projets de développement important au regard de la taille de son économie : ports et corridors, eau et énergie, santé, éducation, protection sociale. Presque chaque accord de financement derrière ces projets exige un audit indépendant annuel. Pour les unités de coordination qui vivent ces audits, voici en quoi consiste l'exercice et comment en faire une formalité.
Ce que demande le bailleur
Les termes de référence émis par le bailleur ou convenus avec l'agence d'exécution définissent le périmètre : une opinion sur les états financiers du projet, généralement établis en comptabilité de caisse ou de caisse aménagée, une opinion sur les états de dépenses ou les rapports financiers intermédiaires utilisés pour les décaissements, un examen du compte désigné et une lettre de recommandations sur le contrôle interne et le respect de l'accord de financement. Une revue des passations de marchés s'y ajoute parfois.
Chaque bailleur a son vocabulaire et ses modèles : la Banque mondiale renvoie à son manuel de gestion financière et à ses rapports financiers intermédiaires, la Banque africaine de développement à son manuel des décaissements, l'Union européenne à la vérification des dépenses prévue par ses conditions contractuelles, les agences des Nations unies à l'approche harmonisée des transferts monétaires. La question de fond est toujours la même : les fonds ont-ils été utilisés aux fins prévues, conformément à l'accord, et le reporting adressé au bailleur est-il fiable ?
L'éligibilité des dépenses : là où naissent la plupart des constats
Une dépense est éligible lorsqu'elle entre dans les catégories et composantes de l'accord de financement, a été engagée pendant la période d'éligibilité, a suivi la procédure de passation applicable, est appuyée par une documentation suffisante et a été effectivement payée. La plupart des constats d'audit à Djibouti portent sur les deux dernières conditions : contrats sans procès-verbal de réception signé, per diem sans feuilles de présence, carburant sans carnet de bord, ateliers sans liste de participants, ou paiements effectués avant la réception des biens.
Une dépense inéligible n'est pas un détail technique. Le bailleur est en droit de demander le remboursement des montants insuffisamment justifiés, et des constats répétés pèsent sur la note de gestion financière du projet et, à travers elle, sur les financements futurs du pays. C'est pourquoi une bonne unité de coordination traite la documentation comme une partie de l'activité elle-même et non comme une tâche de la semaine qui précède l'arrivée des auditeurs.
Le compte désigné et le rapprochement avec les relevés du bailleur
L'auditeur rapproche les mouvements du compte désigné avec les livres du projet, les relevés bancaires et les relevés de décaissement publiés par le bailleur. Les écarts sont fréquents et s'expliquent généralement par des décalages de date, par des différences de change sur la conversion en francs Djibouti d'avances reçues en dollars ou en euros, ou par des frais bancaires. L'important est que chaque écart soit identifié et expliqué, car un écart inexpliqué est, du point de vue du bailleur, une utilisation potentiellement irrégulière des fonds.
Préparer l'audit : un travail de douze mois, pas de deux semaines
Les projets qui obtiennent des opinions sans réserve année après année partagent quelques habitudes. Ils tiennent le logiciel comptable à jour mois par mois et clôturent formellement chaque mois. Ils classent chaque pièce justificative, physiquement et électroniquement, sous la référence comptable de l'opération. Ils préparent eux-mêmes les états financiers du projet, dans le format du bailleur, avant l'arrivée des auditeurs, et ils disposent d'un registre des immobilisations vérifié physiquement au moins une fois par an. Ils tiennent aussi un tableau de suivi des recommandations de l'année précédente et sont en mesure de montrer ce qui a été fait pour chacune.
L'audit ne crée pas les problèmes qu'il relève. Il les rend simplement visibles à ceux qui peuvent les corriger.
Ce qu'il faut attendre de l'auditeur
Un auditeur qui connaît les projets financés par les bailleurs envoie une liste de documents à préparer plusieurs semaines à l'avance, organise les travaux sur place autour des propres échéances de l'unité et discute chaque constat potentiel avec le coordonnateur avant de l'écrire, afin que le rapport final ne contienne aucune surprise. Le rapport lui-même doit être remis dans le délai fixé par l'accord de financement, souvent six mois après la clôture, et respecter le format exigé par le bailleur pour être accepté sans second tour.
AXIAL Advisory & Audit audite des projets financés par des bailleurs multilatéraux et bilatéraux à Djibouti et travaille en français et en anglais avec les unités de coordination, les ministères et les agences d'exécution. Si votre projet a un audit en perspective, nous partageons volontiers notre liste de préparation.
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